Υπηρεσίες – Διευθύνσεις

 

Τμήμα Ολικής Διαχείρισης Εγγράφων

 

ΔιεύθυνσηΒασ. Σοφίας 9 & Δημ. Μόσχα
Περιοχή
ΤΚ
Τηλέφωνο
Fax
Email
Αρμοδιότητες :

  • Έχει την ευθύνη για την ολική διαχείριση των εγγράφων του Δήμου.
  • Αναλαμβάνει την υποχρέωση της ψηφιακής καταγραφής όλων των εγγράφων (εισερχομένων και εξερχομένων) σε ένα ενιαίο σύστημα καθώς και της ηλεκτρονικής
    κοινοποίησής τους.
  • Παραλαμβάνει και καταχωρεί στο γενικό πρωτόκολλο(φυσικό ή/και ηλεκτρονικό) όλα τα εισερχόμενα έγγραφα.
  • Παραδίδει τα χρεωθέντα από το Γενικό Γραμματέα εισερχόμενα έγγραφα στις αρμόδιες υπηρεσίες.
  • Διεκπεραιώνει όλα τα εξερχόμενα έγγραφα, τα οποία καταχωρεί στο πρωτόκολλο (φυσικό ή /και ηλεκτρονικό)και στα οικεία ευρετήρια.
  • Αρχειοθετεί όλα τα έγγραφα και φροντίζει για την ασφαλή φύλαξή τους.
  • Ευθύνεται για τη διοίκηση των κλητήρων του κτιρίου.
  • Παρακολουθεί, φροντίζει και επιμελείται την τήρηση του γενικού αρχείου του Δήμου.
  • Μεριμνά για την κατά καιρούς εκκαθάριση του αρχείου, τηρώντας τις σχετικές με το θέμα αυτό διατάξεις.
  • Εκδίδει ακριβή αντίγραφα από τα πρωτότυπα που τηρούνται στο Τμήμα και τηρεί αρχείο των εξερχόμενων εγγράφων.
  • Τηρεί τα υπό του Νόμου προβλεπόμενα βιβλία κατά λόγο αρμοδιότητας.
  • Διατηρεί χώρο με θήκες αλληλογραφίας (pigeon holes) για την παραλαβή των ως προς κοινοποίηση εγγράφων.
  • Μεριμνά για τη δημοσίευση στον τύπο των αποφάσεων κανονιστικού περιεχομένου που αποτελούν αντικείμενο των καθ’ ύλην αρμοδιοτήτων του.
  • Μεριμνά για τις απαραίτητες ενέργειες που απαιτούνται (σύνταξη μελέτης κ.λπ.), από το ίδιο ή άλλο αρμόδιο τμήμα και τη διαβίβασή τους στο τμήμα Προμηθειών για την έγκαιρη υλοποίηση προμήθειας – εργασίας, με σκοπό την εύρυθμη λειτουργία του τμήματος.
  • Υποδέχεται και εποπτεύει μαθητές, σπουδαστές και φοιτητές στο πλαίσιο της υλοποίησης της πρακτικής τους άσκησης ακολουθώντας τα προβλεπόμενα από το συμβατικό πλαίσιο των δύο μερών (εκπαιδευτικός φορέας, Δήμος Αμαρουσίου). Στο πλαίσιο αυτό, εκπαιδεύει σε σχέση με τη συγκεκριμένη ειδικότητα και αναδεικνύει τις καλές πρακτικές και τις καινοτομικές εφαρμογές που
    έχουν παραχθεί από τις δημοτικές υπηρεσίες.
  • Διευκολύνει και μεταφέρει τεχνογνωσία και καλές πρακτικές που διαθέτει σε φιλοξενούμενα στελέχη και υπαλλήλους ΟΤΑ από την Ελλάδα και το εξωτερικό στο πλαίσιο υλοποίησης διμερών και πολυμερών συμφωνιών, μνημονίων συνεργασίας και κοινοτικών προγραμμάτων.
  • Συγκεντρώνει και καταγράφει τις ανάγκες εκπαίδευσης, επιμόρφωσης, κατάρτισης, ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης του προσωπικού και τις κοινοποιεί στο Τμήμα Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού της Διεύθυνσης Διοίκησης και Ανθρώπινου Δυναμικού. Παράλληλα προτείνει την ανάλογη αξιοποίηση της τεχνογνωσίας που αποκτάται από τις δράσεις αυτές.
  • Συνεργάζεται με όλες τις υπηρεσίες του Δήμου προκειμένου να επιτευχθεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα με το λιγότερο δυνατόν κόστος.
  • Ασκεί κάθε άλλη εργασία που δεν περιλαμβάνεται στον παρόντα Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας και έχει σχέση με τις αρμοδιότητες του Τμήματος.Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης
    Προκειμένου για τη διευκόλυνση του έργου της Διεύθυνσης η Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης:
  • Παρέχει γραμματειακές υπηρεσίες που περιλαμβάνουν διακίνηση εισερχομένων εγγράφων εντός της Διεύθυνσης, διακίνηση εξερχομένων εγγράφων, δακτυλογράφηση και εκτύπωση κειμένων, παραγωγή φωτοαντιγράφων, αποστολή και λήψη μηνυμάτων τηλεομοιοτυπίας, ηλεκτρονικών μηνυμάτων (e−mail) με παράλληλη ανάπτυξη paperless συστήματος κ.ά.
  • Αρχειοθετεί τα διεκπεραιωμένα έγγραφα της Διεύθυνσης σύμφωνα με τον ειδικό χαρακτηρισμό τους και τηρεί το Αρχείο της Διεύθυνσης.
  • Μεριμνά για τα εξειδικευμένα λογισμικά που είναι απαραίτητα για την αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία των Τμημάτων και της Διεύθυνσης.
  • Τηρεί ηλεκτρονικά ενημερωμένο Πρωτόκολλο Εισερχομένων−Εξερχομένων.
  • Δημιουργεί σύστημα παρακολούθησης των εκκρεμοτήτων της Δ/νσης.
  • Υλοποιεί κάθε άλλη σχετική εργασία για τη διευκόλυνση του έργου της Διεύθυνσης.