Αρμοδιότητες:- Σχεδιάζει και εισηγείται την επικοινωνιακή πολιτική για την προώθηση της αποστολής και των στόχων του Δήμου και επιπρόσθετα προωθεί την εφαρμογή των προγραμμάτων και των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση της επικοινωνιακής αυτής πολιτικής.
- Οργανώνει και υλοποιεί κάθε είδους εκδηλώσεις του Δήμου, καθώς και προγράμματα προβολής του έργου και των υπηρεσιών που παρέχει ο Δήμος.
- Παρακολουθεί τα δημοσιεύματα (έντυπα ή ηλεκτρονικά) σχετικά με τις δραστηριότητες του Δήμου, ενημερώνει τα όργανα Διοίκησης και τις υπηρεσίες του Δήμου και μεριμνά για τη προετοιμασία ανάλογων δημοσιεύσεων με στόχο την προάσπιση των συμφερόντων του Δήμου.
- Συνεργάζεται με τον τοπικό τύπο για θέματα τοπικά και επιμελείται της έκδοσης των απαραιτήτων πληροφοριακών στοιχείων και ενημερωτικών εκδόσεων.
- Επιμελείται και διεκπεραιώνει κάθε σχετική εργασία για την οργάνωση τελετών, δεξιώσεων, γευμάτων, εορτών υποδοχής και ξενάγησης διαφόρων προσωπικοτήτων. Συντονίζει τις απαραίτητες ενέργειες με άλλους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, αν αυτό είναι ενδεδειγμένο και φορείς μαζικής εκπροσώπησης ομάδων πολιτών. Η αρμοδιότητα αυτή μεταφέρεται αναλόγως, αν οι ως άνω εκδηλώσεις οργανώνονται από Νομικά πρόσωπα του Δήμου ή εμπίπτουν στις δραστηριότητες των ειδικών τους προγραμμάτων.
- Ενημερώνει τους πολίτες για την αποστολή του Δήμου ως Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης, προβάλλει τις δραστηριότητες αυτού και φροντίζει για τη δημιουργία ενδιαφέροντος των πολιτών με σκοπό τη συνεργασία τους μαζί του.
- Προγραμματίζει εκδηλώσεις επικοινωνίας του Δημάρχου με τους κατοίκους του Δήμου για τη διαπίστωση των αναγκών τους και την καταγραφή των προβλημάτων τους.
- Συλλέγει τις αποστελλόμενες στο Δήμο εκδόσεις, αξιολογεί τη χρησιμότητά τους και εισηγείται στο Δήμαρχο βέλτιστους τρόπους αξιοποίησής τους.
- Ταξινομεί και αρχειοθετεί σε ειδικά τηρούμενο βιβλίο, δημοσιεύματα κάθε μορφής που αφορούν την Τοπική Αυτοδιοίκηση γενικά αλλά και το Δήμο ειδικά και ενημερώνει σχετικά το Δήμαρχο και τις αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου.
- Μεριμνά για την έγκαιρη εκτύπωση και αποστολή των προσκλήσεων στα πρόσωπα που καλούνται στις εκδηλώσεις που οργανώνει ο Δήμος.
- Μεριμνά για την κατάλληλη διακόσμηση του Δημαρχιακού Μεγάρου και των αιθουσών αυτού ή οποιουδήποτε άλλου χώρου, κατά τις διενεργούμενες από το Δήμο τελετές γενικά.
- Διενεργεί ιεραρχικές κατατάξεις και αντιστοιχίες θέσεων επισήμων.
- Σχεδιάζει και εφαρμόζει πρωτόκολλο και εθιμοτυπία.
- Αναλαμβάνει την εύρεση χορηγών για οικονομική κάλυψη εκδηλώσεων.
- Μετά το πέρας των εκδηλώσεων καταγράφει προτάσεις, παρατηρήσεις, τόσο από τους υπαλλήλους του σχετιζόμενου τμήματος όσο και από τους πολίτες, για την καλύτερη οργάνωση των μελλοντικών εκδηλώσεων.
- Τηρεί εορτολόγιο και ημερολόγιο για λόγους επικοινωνιακής πολιτικής.
- Αποστέλλει ευχαριστήριες επιστολές, ευχετήριες κάρτες (Χριστουγέννων, Πάσχα), λουλούδια κ.ά.
- Μεριμνά για τις παρελάσεις και άλλες μεγάλες διοργανώσεις και τελετές.
- Φροντίζει για δώρα επισήμων και καλεσμένων.
- Τηρεί φωτογραφικό και οπτικό υλικό.
- Εκτυπώνει επιστολόχαρτα, κάρτες, folders, όπως και έντυπα εταιρικής ταυτότητας του Δήμου.
- Μεριμνά για τη δημοσίευση στον τύπο των αποφάσεων κανονιστικού περιεχομένου που αποτελούν αντικείμενο των καθ’ ύλην αρμοδιοτήτων του.
- Μεριμνά για τις απαραίτητες ενέργειες που απαιτούνται (σύνταξη μελέτης κ.λπ.), από το ίδιο ή άλλο αρμόδιο τμήμα και τη διαβίβασή τους στο τμήμα Προμηθειών για την έγκαιρη υλοποίηση προμήθειας – εργασίας, με σκοπό την εύρυθμη λειτουργία του τμήματος.
- Τηρεί αρχείο επικοινωνίας με φορείς (π.χ. πολιτικούς, συλλόγους, καλλιτέχνες, ελεύθερους επαγγελματίες, ανθρώπους των γραμμάτων, επιχειρήσεις ιδιωτικού τομέα, Δημόσιες Υπηρεσίες, Δημόσιους Οργανισμούς, Δημοτικές Επιχειρήσεις, Τοπική Αυτοδιοίκηση, Ένοπλες Δυνάμεις, Σώματα Ασφαλείας, Δικαστικό Σώμα, πολιτικά κόμματα, οργανωμένες μειονότητες, εκκλησιαστικούς ναούς κ.ά.).
- Τηρεί εσωτερική βιβλιοθήκη / αρχείο με υλικό σχετικό με τις αρμοδιότητες του Γραφείου.
- Υποδέχεται και εποπτεύει μαθητές, σπουδαστές και φοιτητές στο πλαίσιο της υλοποίησης της πρακτικής τους άσκησης ακολουθώντας τα προβλεπόμενα από το συμβατικό πλαίσιο των δύο μερών (εκπαιδευτικός φορέας, Δήμος Αμαρουσίου). Στο πλαίσιο αυτό, εκπαιδεύει σε σχέση με τη συγκεκριμένη ειδικότητα και αναδεικνύει τις καλές πρακτικές και τις καινοτομικές εφαρμογές που έχουν παραχθεί από τις δημοτικές υπηρεσίες.
- Διευκολύνει και μεταφέρει τεχνογνωσία και καλές πρακτικές που διαθέτει σε φιλοξενούμενα στελέχη και υπαλλήλους ΟΤΑ από την Ελλάδα και το εξωτερικό στο πλαίσιο υλοποίησης διμερών και πολυμερών συμφωνιών, μνημονίων συνεργασίας και κοινοτικών προγραμμάτων.
- Συγκεντρώνει και καταγράφει τις ανάγκες εκπαίδευσης, επιμόρφωσης, κατάρτισης, ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης του προσωπικού και τις κοινοποιεί στο Τμήμα Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού της Διεύθυνσης Διοίκησης και Ανθρώπινου Δυναμικού. Παράλληλα προτείνει την ανάλογη αξιοποίηση της τεχνογνωσίας που αποκτάται από τις δράσεις αυτές.
- Συνεργάζεται με όλες τις υπηρεσίες του Δήμου προκειμένου να επιτευχθεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα με το λιγότερο δυνατόν κόστος.
- Ασκεί κάθε άλλη εργασία που δεν περιλαμβάνεται στον παρόντα Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας και έχει σχέση με τη λειτουργία του Γραφείου.
|
